PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)

PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)

APA ITU 5S?

5S mula diperkenalkan oleh syarikat-syarikan di Negara Jepun pada awal 80an. Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang diperkenalkan bertujuan mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif, selamat, selesa  dan berkualiti. Di Malaysia konsep 5S telah diperkenalkan kepada syarikat multi nasional pada pertengahan 80an. Ada syarikat yang mengamalkan 5S telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan dari Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).  Kini amalan 5S telah dilaksanakan secara meluas dalam sektor awam seperti, Majlis Kerajaan Tempatan, JKR, Hospital, JPA, Universiti serta sekolah  Vokasional/Teknik/Kolej Vokasional dan lain-lain lagi. 

         Amalan 5S merupakan teknik pengurusan yang berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan yang berterusan atau disebut sebagai "KAIZEN" dalam bahasa Jepun. 'KAIZEN' adalah kaedah pembaikan secara berterusan sedikit-demi sedikit terutama aktiviti-aktiviti berkaitan  pengurusan sumber manusia dan proses. Amalan 5S hanya akan berjaya dengan komitmen seluruh ahli sesebuag organisasi. 5S diambil dari huruf 'S' diawalan perkataan bahasa jepun iaitu Seiri (Sort;Sisih), Seiton (Set In Order; Susun), Seiso (Shine; Sapu), Seiketsu (Standardise; Seragam), Shitsuke (Sustain; Sentiasa Amal).

Gambar foto: Keadaan pejabat yang tidak tersusun memerlukan amalan 5S 

MENGAPA PERLU AMALAN 5S?

Amalan 5S merupakan alat atau kaedah alternatif yang terbukti dapat mengatasi kejadian-kejadian yang menggambarkan keadaan kucar kacir, ketidak cekapan yang boleh menjejaskan kualiti kerja atau perkhidmatan.

 Mungkinkan situasi ini pernah  berlaku kepada anda atau organisasi anda?

• Anda mengambil masa yang lama untuk mencari peralatan, perkakas, alat tulis dan sebagainya.
• Orgaisasi anda kehabisan stok barangan, alat ganti atau  bahan yang penting apabila hendak menggunakannya.
• Mendapati mesin atau peralatan rosak apabila hendak menggunakanya.
• Kehilangan peralatan, fail, dokumen disebabkan tersalah letak atau orang lain meminjam tanpa dikesan.
• Orang lain terpaksa menunggu sehingga kita balik dari kerja luar disebabkan beberapa fail tersimpan/terkunci dalam laci dibawah kawalan kita.
• Mengalami kesukaran atau mengambil masa yang lama untuk memindahkan sesuatu barang ketempat lain didalam pejabat anda.

KEPENTINGAN 5S KEPADA ORGANISASI

   Amalan 5S adalah alat kepada peningkatan kualiti dan prokdutiviti yang berkesan kerana: 

1. Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif, selamat dan berkualiti.
2. Kejelasan hasil kebersihan kekemasan dan keselamatan
3. Operasi ditempat kerja lebih mudah, cepat dan selamat.
4. Lebih banyak idea yang krestif dan inovatif diketengahkan dalam penyelesaian masalah atau penambahbaikan.
5. Melahirkan pekerja yang berdisiplin dan beretika serta prestasi kerja yang lebih baik.
6. Membina budaya kerja yang cemerlang.
7. Meningkatkan imej organisasi.

BAGAIMANA MELAKSANAKAN 5S?

SEIRI - SISIH

Bermaksud mengasing dan membuang benda yang tidak diperlukan di tempat kerja. Bagaimana anda melakukan SEIRI?. Anda perlu menyenaraikan barangan/dokumen  yang diperlukan atau tidak diperlukan.  Tandakan dengan tag supaya orang lain dapat melihat barangan yang perlu dilupuskan atau dialihkan. Hanya barangan yang diperlukan sahaja dikekalkan ditempat kerja anda. Anda digalakkan melantik orang yang tidak terlibat secara langsung ditempat kerja atau mesin untuk memasang tag bewarna merah yang menandakan mesin tersebut perlu dialihkan/dilupuskan. Kesimpulannya;

• Barangan yang tiada nilai hendaklah segera dibuang
• Barangan yang masih bernilai boleh disisih dengan cara menjualkanya.

SEITON - SUSUN

Bermaksud menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil apabila diperlukan. Bagaimana  anda melakukan SEITON. Barang yang diperlukan hendaklah disusun pada tempat yang ditetapkan. 

Anda perlu menetapkan tempat yang sesuai mengikut jenis bahan/benda, saiz dan bilangan minimum/maksimum. Mesin pula memerlukan  grid kawasannya sendiri yang perlu dikelilingi tanda garisan kuning. Panduan menyusun adalah seperti berikut;

• Barangan yang kerap digunakan hendaklah diletakkan ditempat berhampiran.
• Barangan yang jarang digunakan bolehlah disusun ditempat yang sedikit berjauhan.
• Barang yang tidak digunakan langsung tetapi mesti disimpan hendaklah diasing dan ditandakan dengan jelas.
• Pastikan barangan yang telah disusun senang dicari, diambil dan disimpan kembali.
• Barangan yang besar dan berat diletakkan di bahagian bawah.
• Barangan yang mudah terbakar diletakkan berasingan
• Barangan dan tempatnya hendaklah mempunyai tanda pengenalan (menggunakan tanda adalah lebih baik dari nombor)

SEISO - SAPU

Bermaksud  membersihkan secara menyeluruh tempat kerja sehingga tiada habuk. Bagaimana anda melakukan SEISO?. Semua pekerja dilibatkan dalam proses ini. Pelan tanggung jawab, zon, jadual dan aktiviti pembersihan hendaklah dinyatakan dengan jelas dan dipamirkan ditempat yang mudah dilihat. Aktiviti pembersihan hendaklah dijadikan habit setiap pekerja  dengan melakukannya selama 5 hingga 10 minit setiap hari. Bahagian yang perlu dibersihkan termasuklah;

• Membersihkan semua persekitaran tempat kerja termasuk lantai, meja, mesin, peralatan dan semua sudut yang tersembunyi.
• Memastikan mesin dan peralatan yang digunakan bebas dari habuk atau sebarang kekotoran
• Mengadakan hari gotong royong membersihkan kawasan/bahagian  secara besar-besaran.
• Bahagian tumpuan pembersihan ialah kawasan penyimpanan peralatan dan persekitaran.

Gambar foto: Aktiviti seiso boleh dimulakan dengan gotong royong pembersihan

SEIKETSU - SERAGAM

Bermaksud sentiasa memelihara standard penjagaan kebersihan dan pengeloaan tempat kerja. Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa.  3 prinsip seiketsu iaitu 

• Tiada barangan yang tidak diperlukan
• Tiada bersepah
• Tiada kekotoran.

SHITSUKE - SENTIASA AMAL

Bermaksud membudayakan amaln sistem  amalan 4S iaitu sisih, susun, sapu dan seragam secara berterusan supaya menjadi tabiat  dan budaya kerja berkualiti  dalam organisasi. Amalan shitsuke memerlukan kefahaman dan disiplin yang tinggi dikalangan pekerja serta mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditetapkan.  Amalan shitsuke perlu disemai dalam diri setiap individu dengan memberi bimbingan dan  latihan secara berkala.


PANDUAN MENGEKALKAN AMALAN  5S

• Meneruskan program kesedaran kepentingan amalan 5S 
• Memastikan audit dalaman amalan 5S dilakukan mengikut jadual
• Aktiviti  promosi  yang berterusan
• Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan diatas usaha yang dilakukan oleh warga kerja dalam organisasi.
• Mewujudkan sistem pementauan yang efektif dan sistematik

4 KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

1. Kesungguhan dan sokongan berterusan dari pihak pengurusan
2. Melaksanakan 5S bermula dari pendidikan, latihan dan amalan berterusan
3. Tiada pemerhati dalam 5S. Semua orang terlibat dan bertanggungjawab melaksanakanya.
4. Sentiasa mengulangi putaran 5S secara berterusan untuk mencapai standard yang lebih tinggi.

PENUTUP
Konsep amalan 5S memerlukan pengetahuan, disiplin  komitmen yang tinggi  dari semua warga sesebuah organisasi. Amalan 5S dapat memupuk  semangan kerja berpasukan, disiplin diri dan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi.  Amalan 5S juga dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersihdan selamat.